Arquivo

Primeiro ponto importante deste post: eu detesto papéis!!!

Quando iniciei funções no meu novo burgo, saí-me com uma para a minha boss que a deixou com uma "cara estranha" a olhar para mim:

- Perceber o arquivo de outra pessoa é como entrar no cérebro dela!

Acho que nem eu me tinha apercebido do quanto isto é verdade.
Analisemos a coisa. Vim assumir funções de Assistente de Administração e Office Manager. O cargo tem um nome pomposo, não é? Pois esqueçam e idealizem um "pau para toda a obra". É a isto que se resume a pomposidade da coisa.
A 1ª instrução da boss foi: organize-me o arquivo! E eu saí-me com "a de cima".
Abri o armário e assustei-me. Era pastas e pastinhas por tudo o lado, todas lindinhas por fora e a meio gás por dentro. Primeira regra: optimização do espaço!
Toca de pegar em tudo o que era 2005 e tentar agrupar vários assuntos com alguma ligação entre si numa mesma pasta. Reduzi a ocupação para metade mas isso, creio eu, qualquer um faria. É o básico quando se inicia um novo ano civil, certo?
Pelo sim, pelo não, decidi manter intacta a pasta com correspondência da minha antecessora. Um bocado naquela base do "ainda vais precisar mexer nisto com calma".
Meu dito, meu feito!
Hoje precisei encontrar um mísero papel onde estaria a proposta final de aquisição de um veículo. Fui à pasta das Compras e nada, a "final" não estava lá. Faz sentido, claro, então não faz? Estão lá as propostas todas mas essa... pois!
Fui à pasta das Viaturas (que eu já tinha condensado de 3 para 1) e nada. Do dito veículo só constava mesmo o que dizia respeito a documentação e seguros (que anteriormente estava separado em 1 pasta cada). É bem!
Restava-me a pasta de correspondência enviada e recebida da boss em 2005 (transformada numa só já por mim). Nada, zero, nicles!!! Mas consegui descobrir documentação relativa à aquisição da viatura, embora não fosse o que eu procurava em concreto.
Já vamos em 3 pastas com documentação sobre um mesmo assunto.
Aiiiiiii! Se o raio do papel não aparece, já não é à outra que vão melgar o juízo, é a mim!
Estava na altura de entrar dentro do cérebro de alguém que eu nem sequer conheço.
E lá fui à tal pasta intacta com a correspondência enviada pela moça em 2005.
E agora diriam vocês: bingo! certo?
Pois eu não diria propriamente bingo. De facto, lá estava a tal proposta final, agrafada ao fax que ela enviou a adjudicar a aquisição à empresa mas... só a descobri porque, entretanto, surgiu-me um outro pedido de um assunto "nada a ver" e acabei por encontrar documentação de uma empresa com o nome começado por E no separador do H.
Ou seja, 4 pastas depois e um acaso fizeram-me chegar ao que eu queria.
E agora dirão vocês: epah, uma cena mal arquivada não é tão fora do comum assim!
Pois não, claro que não. Infelizmente, é do mais comum que há.
Grave é quando constatamos que corremos 4 pastas para encontrar um papel, arquivado fora do sítio e, no nosso preambulo pelos papéis, descobrimos mais uma data de papelada fora do sítio, repetida em vários lados and so on and so on...

Detesto papéis!!!

A próxima etapa é organizar a parafernália de pastas e pastinhas que existem das drives públicas. Aí então, é o caos completo. Já não tanto pela organização (aí a coisa até está em condições) mas sim no facto de cada colaborador copiar os ficheiros públicos para a sua própria pasta. Imaginem a repetição de documentação que existe a ocupar espaço!

Ah! E para não me responderem como há pouco aconteceu em desabafo com o Tripeiro-Mor, vou ensinar a recepcionista a arquivar as coisas em condições.
Se bem que eu acho que arquivar tem muito de intuitivo, mais vale ensinar-lhe para que a moça - que está agora no seu primeiro emprego - cresça profissionalmente em organização e método!

E não, não me estou a armar em boa. Estou apenas a tentar descobrir como é que as pessoas conseguem viver em desorganização!!!